Thực tế, phòng họp của một công ty là nơi bàn bạc để đưa ra những quyết định quan trọng. Vì thế, nơi này không chỉ cần thể hiện một hình tượng chỉnh thể mà còn phải có thiết kế sao cho có thể giảm bớt được tính đối kháng, cũng như tạo ra một bầu không khí đàm phám, thương lượng kinh doanh bình đẳng, thân ái. Và một trong những yếu tố hàng đầu để làm được điều đó là lựa chọn và bài trí bàn ghế trong phòng hội nghị sao cho hợp lý.
Đối với một công ty, việc bài trí bàn ghế phòng họp hợp phong thủy là điều
rất quan trọng
Điều đầu tiên cần tránh là không bố trí kiểu đối cục (hai bên đứng song song) khi thiết kế bàn hội nghị. Trường hợp không tránh được thì nên cố gắng làm cho nó trở nên nhẹ nhàng hơn. Mặt khác, trong khi thiết kế bàn ghế trong phòng, nên lưu ý để dành chỗ cho những phương tiện được sử dụng trong quá trình đàm phán như màn hình chiếu, bút, loa,… Là những yếu tố phụ trợ giúp nâng cao khả năng thành công của các cuộc đàm phán, hợp tác làm kinh doanh.
Đối với bàn hội nghị, hãy chọn loại bàn hình tròn hoặc hình bầu dục. Bởi loại bàn này giúp mọi người dễ đạt được nhận thức chung, cũng như giúp gợi mở ý tưởng và phát huy tinh thần đồng đội. Cụ thể, bàn hình tròn có thể giúp cho những người tham gia buổi họp trò chuyện, trao đổi với nhau một cách dễ dàng, nhằm tạo nên một bầu không khí giao lưu bình đẳng và hướng tâm. Tương tự, bàn hình vuông cũng tạo nên tác dụng như trên.
Riêng với những hội nghị cần phân biệt rõ địa vị của người tham dự, lựa chọn bàn hình chữ nhật hay bàn hình Oval lại khá hợp lý. Vì nếu chọn bàn hội nghị hình chữ nhật có độ dài quá lớn sẽ gây ảnh hưởng đến việc giao tiếp bằng ánh mắt giữa những người tham gia cuộc họp. Trong khi bàn hình thuyền lại có lợi cho việc giao tiếp bằng ánh mắt giữa mọi người.
Mọi người tham gia cuộc hợp sẽ giao lưu với nhau dễ dàng hơn nếu bàn ghế
trong phòng họp có hình tròn hoặc hình bầu dục
Ngoài ra, khi thiết kế bàn ghế trong phòng họp cần căn cứ vào độ rộng hẹp của căn phòng, nhằm có được sự hợp lý về mặt hình dáng để tạo hình, cũng như xác định kích thước và số lượng chỗ ngồi của bàn họp. Bên cạnh đó cũng cần tính toán đến việc bố trí bàn ghế như thế nào để có không gian lưu thông xung quanh. Nguyên lý trong nhân thể học cho rằng, khoảng cách nhỏ nhất từ vùng giáp bàn tới tường và giữa các vật chướng ngại khác nên là 1,2 m. Thực tế cho thấy, đây là khoảng cách cần thiết để một người có thể đi vào và bước ra khi kết thúc hội nghị.